Merhaba girişimci ruh! Biliyorum, işinizi kurarken ve büyütürken en heyecan verici kısımlar yeni ürünler geliştirmek, müşterilerle tanışmak ve ekibinizi büyütmek. Ancak, kârlılığınızı sürdürülebilir kılmak için bir o kadar önemli, ama genellikle sıkıcı görünen bir alan var: Gider Yönetimi.
Özellikle teknoloji çağında, şirket telefon ve internet faturaları, operasyonel maliyetlerinizin büyük bir kısmını oluşturur. Peki, bu zorunlu harcamaları yasal çerçevede en doğru şekilde nasıl gider yazabilir ve vergi yükünüzü hafifletebilirsiniz? Bu makale, sadece kanun maddelerini sıralamayacak; size adım adım, uygulamalı ve anlaşılır bir yol haritası sunacak.
Bu rehberi tamamladığınızda, muhasebecinizle daha bilinçli konuşabilecek, gereksiz risklerden kaçınabilecek ve “Şirket Telefon ve İnternet Faturası Gider Yazma Limiti” konusundaki tüm belirsizlikleri gidermiş olacaksınız. Hazırsanız, finansal okuryazarlığınızı bir üst seviyeye taşıyalım!
1. Yasal Çerçeve: Telefon ve İnternet Gideri Neden Önemlidir?
Gider yazma süreci, temelde işletmenizin faaliyetlerini sürdürmek için yaptığı harcamaları Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Gelir Vergisi Kanunu (GVK) çerçevesinde kârdan düşmesi anlamına gelir. Kârınız ne kadar düşerse, ödeyeceğiniz vergi de o oranda azalır.
Ancak, her harcama gider yazılamaz. Vergi hukuku, giderin mutlaka işin elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile doğrudan ilgili olmasını şart koşar. Telefon ve internet, modern iş hayatının temel iletişim kanalları olduğu için, bu harcamalar genellikle kabul görür. Fakat burada kritik bir ayrım devreye girer: Kişisel Kullanım vs. İş Kullanımı.
1.1. Vergi Usul Kanunu (VUK) Açısından Gider Tanımı
VUK, hangi belgelerin gider olarak kabul edileceğini düzenler. Bir faturanın gider olarak kabul edilebilmesi için öncelikle şirketiniz adına düzenlenmiş olması veya belirli şartlar altında şahıs işletmesi sahibinin adına düzenlenmiş olması gerekir. İkinci olarak, bu giderin gerçek bir hizmet veya mal alımına dayanması zorunludur.
- Belge Zorunluluğu: Faturanın ya da e-faturanın yasalara uygun düzenlenmiş olması gerekir.
- Gerçeklik İlkesi: Harcama, kayıtlara geçirildiği döneme ait olmalı ve gerçekten gerçekleşmiş olmalıdır.
1.2. İşletme Gideri Sayılmanın Temel Şartları
Gelir Vergisi Kanunu’na göre, ticari kazancın tespitinde indirilecek giderler maddesi, masrafın niteliğini tanımlar. Telefon ve internet faturaları için bu şartlar şunlardır:
- Münhasıran İşle İlgili Olması: Gider, yalnızca işletmenin faaliyeti ile ilgili olmalıdır. Eğer hem iş hem özel kullanılıyorsa, tam gider yazmak mümkün olmaz. İşte tam bu noktada, “gider yazma limiti” kavramı devreye girer.
- Belgelenmesi: Fatura ibraz edilmelidir. Ödeme belgesi tek başına yeterli değildir.
- Makul ve Olağan Olması: Harcamanın, yapılan işin niteliğine göre makul ve olağan sınırlar içinde kalması beklenir. Örneğin, küçük bir şahıs işletmesinin aylık 50.000 TL’lik telefon faturası, vergi denetiminde sorgulanabilir.
2. Telefon ve İnternet Giderleri İçin Kritik Limit Uygulamaları
Girişimcilerin en çok kafasını karıştıran nokta, cep telefonu ve ev/ofis internetinin hem iş hem de kişisel amaçlarla kullanılmasıdır. Vergi idaresi, özellikle şahıs işletmeleri ve serbest meslek erbabı için bu karışık kullanımı ayırmak adına net bir düzenleme getirmiştir.
2.1. %70 Oranının Sırrı: Tam ve Kısmi Gider Yazma
Eğer kullandığınız cep telefonu hattı (veya internet hattı) hem iş hem de özel amaçlarla kullanılıyorsa, vergi mevzuatı bu faturanın tamamını gider olarak kabul etmez. Bu durum genellikle şahıs şirketleri, serbest meslek erbabı ve basit usulde vergilendirilen mükellefler için geçerlidir.
Mevzuata göre, bu tür karışık kullanıma sahip faturaların yalnızca %70’i saf ticari kazancın tespitinde gider olarak indirilebilir. Geriye kalan %30’luk kısım ise kişisel kullanım payı olarak kabul edilir ve giderleştirilemez.
Peki, neden %70? Vergi idaresi, pratikte iş ve özel kullanımı kesin olarak ayırmanın zorluğunu göz önünde bulundurarak, mükelleflerin lehine bir kolaylık sağlamış ve ortalama bir oransal ayırma metodu belirlemiştir.
Mini Vaka Analizi: Gider Hesaplama
Diyelim ki, yeni kurduğunuz dijital ajansınız için kullandığınız telefon hattının aylık faturası 1.000 TL (KDV dahil). Bu hattı hem müşterilerle görüşmelerinizde hem de özel hayatınızda kullanıyorsunuz.
- Fatura Tutarı: 1.000 TL
- KDV (%20 varsayılır): Yaklaşık 166,67 TL (KDV’nin tamamını indirebilirsiniz, ancak Gider Yazma Limitini KDV hariç tutar üzerinden hesaplamalıyız.)
- Net Tutar: 833,33 TL
- Gider Yazılabilecek Net Tutar (%70): 833,33 TL x 0.70 = 583,33 TL
- Toplam İndirim (Gider + KDV): 583,33 TL (Gider) + 166,67 TL (KDV) = 750,00 TL
Bu durumda, 1.000 TL’lik faturanın 750 TL’sini kârınızdan düşerek vergi avantajı sağlarsınız. Kalan 250 TL (%30’luk kişisel pay) ise gider yazılamaz.
2.2. Hem Özel Hem İş Kullanımı Durumunda Belgeleme
Limit uygulaması, belgeleme sürecini de karmaşıklaştırır. En önemli kural şudur: Eğer faturanın tamamını gider yazmak istiyorsanız, o hattın veya internetin münhasıran (sadece ve sadece) iş için kullanıldığını kanıtlamanız gerekir.
Tamamını Gider Yazmanın Yolları:
- Ayrı Hatlar Kullanmak: En temiz yöntem, iş için ayrı bir hat (kurumsal hat) edinmek ve tüm faturaları şirketin üzerine kestirmektir. Bu hattın kişisel aramalar için kullanılmaması gerekir.
- Şirket Adına Faturalandırma: Faturanın mutlaka işletmenizin vergi numarası/kimlik numarası ile kesilmesi ve hizmetin şirket unvanına ait olması zorunludur.
- Sadece Ofis İnterneti: Eğer ev interneti sadece kişisel amaçla kullanılıyorsa, gider yazılamaz. Eğer ofisinizde kullanılıyorsa ve faturası şirket adınaysa, tamamı gider yazılabilir (Bu, mobil data kullanımı için uygulanan %70 limitinden farklıdır ve genellikle sabit hat/fiber internet için geçerlidir).
3. Şirket Türüne Göre Fatura Gider Yazma Yaklaşımları
Türkiye’deki girişimcilik ekosistemi genellikle Şahıs Şirketleri (Serbest Meslek Erbabı dahil) ve Sermaye Şirketleri (Limited, Anonim) olarak ikiye ayrılır. Gider yazma limitleri ve kuralları, şirketin hukuki yapısına göre farklılık gösterir. Bu farkları bilmek, finansal planlamanız için hayati öneme sahiptir.
3.1. Serbest Meslek ve Şahıs İşletmelerinde Durum
Şahıs işletmelerinde, şirket sahibi ile işletmenin finansal varlıkları arasında keskin bir ayrım yoktur. Bu nedenle kişisel ve iş harcamalarının karışma riski yüksektir. %70 kuralı, genellikle şahıs işletmelerini ilgilendiren kritik bir sınırdır.
Önemli Not: Telefon faturalarında %70 limiti uygularken, KDV ve diğer vergiler indirilebilir durumdadır. Ancak, gider olarak düşülebilecek KDV hariç miktar %70 ile sınırlanır. Bu düzenleme, mükellefin ticari faaliyeti ile özel hayatını ayırt etme zorunluluğundan kaynaklanır.
Pratik Yönlendirme:
- Eğer Serbest Meslek Makbuzu (SMM) düzenliyorsanız, ofis olarak kullandığınız sabit internetin faturasını, adresin işyeri olarak gösterilmesi koşuluyla, iş gideri olarak tam olarak yazabilirsiniz.
- Cep telefonunuzun faturasını ise, iş hattı olarak kullanmanız şartıyla %70 oranında giderleştirebilirsiniz.
- Muhasebe kayıtlarınızı tutarken, %30’luk kısmı “Kabul Edilmeyen Gider” olarak ayırmanız gerekir.
3.2. Anonim ve Limited Şirketlerin Yaklaşımı
Sermaye şirketlerinde (A.Ş. ve Ltd. Şti.), şirket tüzel kişiliğe sahiptir ve şirket sahibi (ortak veya yönetici) ile şirket ayrı varlıklardır. Bu yapı, gider yazma süreçlerini daha net hale getirir, ancak farklı sorumluluklar getirir.
Sermaye şirketlerinde, eğer bir telefon veya internet hattı şirket adına kayıtlıysa ve şirket faaliyetleri için kullanılıyorsa, faturanın %100’ü gider yazılabilir. Burada %70 gibi bir limit söz konusu değildir. Neden mi? Çünkü şirket hattını yöneticinin özel aramaları için kullanması, genellikle maaş veya başka bir ücretlendirme kalemine (ayni ücret) dahil edilmeli ya da şirketten alacak olarak kaydedilmelidir.
Dikkat Edilmesi Gereken: Şirket hattının yönetici tarafından özel amaçlarla aşırı kullanımı, vergi denetiminde “örtülü kazanç dağıtımı” olarak yorumlanabilir. Bu, ciddi cezai yaptırımlara yol açabilir. Bu yüzden kurumsal hatlar sadece iş amaçlı kullanılmalıdır.
4. Adım Adım Gider Yazma Süreci ve Muhasebe Kayıtları
Sadece faturayı saklamak yetmez. Bu faturayı doğru bir şekilde defterlere kaydetmek ve beyannamede göstermek gerekir. İşte size sadeleştirilmiş bir rehber.
4.1. Doğru Belgeleme Nasıl Yapılır?
Gider yazma sürecinin ilk adımı, faturanın yasalara uygunluğudur.
Fatura Kontrol Listesi:
- Fatura Alıcısı: Faturada işletmenizin ya da şirketinizin unvanı ve vergi kimlik numarası (VKN) ya da T.C. kimlik numarası (Şahıs için) doğru yazılmış mı?
- Fatura Tarihi: Giderin ait olduğu vergilendirme dönemi içinde mi?
- Fatura Tipi: E-fatura veya e-arşiv faturası mı?
- Hizmet Detayı: Hangi hizmetin (mobil iletişim, sabit internet vb.) karşılığı olduğu açıkça belirtilmiş mi?
Eğer faturayı kendi adınıza aldıysanız ve şahıs işletmesi iseniz, bunu gider yazmak için ticari faaliyetinizle bağını ispat etmeniz gereklidir. Sermaye şirketleri için ise fatura mutlaka tüzel kişilik adına olmalıdır.
4.2. Muhasebe Kayıtlarının Tutulması ve Beyannameye Yansıtılması
Muhasebe kayıtları, faturanın gider olarak defterlere işlenmesidir. Bu süreçte iki temel senaryo vardır:
Senaryo A: Faturanın Tamamının Gider Yazıldığı Durumlar (Sermaye Şirketleri veya Münhasıran İş Hattı)
Faturanın KDV hariç tamamı “770 Genel Yönetim Giderleri” veya uygun diğer gider hesaplarına kaydedilir. KDV kısmı “191 İndirilecek KDV” hesabına atılır.
Senaryo B: %70 Limitinin Uygulandığı Durumlar (Şahıs İşletmeleri için Karışık Kullanım)
Bu durumda, faturanın KDV hariç tutarı ikiye ayrılır:
- %70’lik İş Payı: Gider hesaplarına (Örn: 760 Pazarlama Satış Dağıtım Gideri) kaydedilir ve vergiden düşülür.
- %30’luk Kişisel Pay: “Kanunen Kabul Edilmeyen Gider (KKEG)” olarak kaydedilir. Bu tutar defterde yer alır ancak vergi beyannamesinde kârınıza eklenerek vergi matrahından düşülmez.
- KDV: Faturadaki KDV’nin tamamı, eğer şirket KDV mükellefiyse, indirim konusu yapılabilir (KDV Kanunu genellikle KDV’nin tamamının indirilmesine izin verir).
Bu kayıtlar, mali müşaviriniz tarafından üçer aylık dönemlerde KDV beyannamesine ve yıllık Gelir Vergisi Beyannamesine doğru şekilde aktarılır.
5. Sık Yapılan Hatalar ve Vergi Denetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Gider yazma konusunda yapılan küçük hatalar, vergi denetiminde büyük sorunlara yol açabilir. Finansal okuryazar bir girişimci olarak bu tuzaklardan kaçınmalısınız.
5.1. Fatura Tarihi ve Kullanıcı Adı Uyumsuzluğu Riski
En sık karşılaşılan sorun, işe başlama tarihinden önce kesilmiş faturaların gider yazılmaya çalışılmasıdır. İşletmeniz resmi olarak faaliyete başlamadan önce yapılan harcamalar, kuruluş gideri olarak belirli şartlarla gider yazılabilir; ancak normal operasyonel telefon faturası gibi giderler, faaliyete başlama tarihinden sonra geçerlidir.
Ayrıca, şahıs işletmeleri için bile olsa, eğer hat sahibinin adı ile işyerinin adresi veya faaliyet alanı arasında mantıksal bir ilişki yoksa (örneğin tamamen alakasız bir aile ferdi üzerine kayıtlı hat), vergi dairesi bu giderin ticari faaliyetle ilişkisini sorgulayacaktır.
5.2. Gereksiz Yüksek Limitli Kullanımın İncelenmesi
Yukarıda bahsettiğimiz “Makul ve Olağan Olma” ilkesi burada devreye girer. Bir e-ticaret sitesi işletiyorsanız ve aylık internet kullanımınız çok yüksekse bu olağandır. Ancak, tek kişilik bir danışmanlık firmasının, ticari faaliyetini desteklemeyecek ölçüde lüks telefon paketleri kullanıp tamamını gider yazması denetimde risk yaratır.
Denetim Riski Nasıl Azaltılır?
- Politika Belirleyin: Sermaye şirketleri, çalışanların telefon ve internet kullanımı için net bir şirket politikası oluşturmalıdır.
- İş/Özel Ayırımı: Şahıs işletmeleri için, mümkünse iş ve özel hayat için iki ayrı hat kullanın ve iş hattının tamamını giderleştirin (%100). Bu, %70 kuralının karmaşasından kurtulmanızı sağlar.
- Kaydı Tutun: Kullandığınız telefonun işinize sağladığı katkıyı (örneğin, müşteri iletişimi, saha çalışmaları) denetime hazır olacak şekilde kayıtlarda tutun.
6. Finansal Okuryazarlık Penceresinden Fatura Yönetimi
Gider yazma limitlerini bilmek sadece vergi ödememek demek değildir; aynı zamanda finansal okuryazarlığınızı gösterir ve işinizin sürdürülebilirliğini artırır. Gider yönetimi, bilinçli girişimciliğin temel direğidir.
6.1. Gider Yönetimi ile Kârlılığı Artırma
Vergi avantajı sağlamanın ötesinde, faturalarınızı gider yazmak, işletmenizin gerçek maliyetlerini görmenizi sağlar. Hangi iletişim kanallarının size en çok maliyet çıkardığını analiz ederek, daha uygun tarifelere geçebilir ya da gereksiz hatları kapatabilirsiniz.
Unutmayın: 1.000 TL’lik bir faturayı gider yazarak vergi matrahınızı düşürmeniz size belki 200 TL vergi avantajı sağlar. Ama o faturayı 500 TL’ye düşürmeniz, işletmenizin cebinde direkt 500 TL kalması demektir. En iyi gider, yapılmayan giderdir!
6.2. Sürdürülebilir Girişimcilikte Maliyet Kontrolü
Sürdürülebilir bir iş modeli, sadece gelirleri artırmaya değil, aynı zamanda maliyetleri kontrol altında tutmaya dayanır. Telefon ve internet gibi tekrar eden abonelik giderleri (Recurring Expenses) kontrol altında tutulmazsa, küçük damlalar büyük bir faturaya dönüşebilir.
Aksiyon Planı: Fatura Optimizasyonu
- Tarife İncelemesi: Yıllık olarak tarifelerinizi gözden geçirin. İş ihtiyaçlarınız değişmiş olabilir. Belki artık sabit internet yerine daha mobil çözümlere ihtiyacınız var.
- Otomasyon ve Raporlama: Tüm iletişim giderlerinizi tek bir platformda (örneğin muhasebe yazılımınızda) otomatik olarak takip edin ve aylık raporlarla kontrol edin.
- Fiziksel Ayırma: Sermaye şirketlerinde tüm faturaları şirket adına alın, şahıs işletmelerinde ise iş ve özel hatları fiziksel olarak ayırarak %70/30 limit uygulamasının getirdiği karmaşadan kaçının.
7. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Şirket telefonu faturasının KDV’sinin tamamı indirilebilir mi?
Evet. KDV mevzuatına göre, ticari faaliyetle ilgili olduğu kanıtlanan harcamaların KDV’si, KDV mükellefiyeti olan şirketler tarafından indirim konusu yapılabilir. Telefon faturasının gider olarak kabul edilen %70’lik kısmı üzerinden değil, faturanın toplam KDV tutarı üzerinden indirim yapılabilir. Ancak, bu konuya ilişkin Mali İdare’nin farklı görüşleri bulunabilmekle birlikte, yaygın uygulama KDV’nin tamamının indirilmesi yönündedir.
Şahıs işletmesiyim. Ev internetimi iş yerim olarak gösterip tamamını gider yazabilir miyim?
Eğer ikamet ettiğiniz adresi aynı zamanda iş yeri adresi olarak gösterdiyseniz (home-office), sabit internet faturasının tamamını gider olarak yazabilirsiniz. Bu durumda, ilgili adrese ait diğer giderleri (elektrik, su vb.) de belirli oranlarda gider yazma hakkınız doğar. Bu adresin iş yeri olarak vergi dairesine bildirilmesi şarttır.
Telefon faturalarını gider yazarken hangi kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) oranını kullanmalıyım?
Şahıs işletmelerinde ve serbest meslek erbabında, hem iş hem özel amaçla kullanılan mobil iletişim hizmeti faturalarının KDV hariç tutarının %30’u KKEG olarak ayrılır. Geri kalan %70’i ticari kazancın tespiti için gider yazılabilir.
Gider yazma limiti sadece mobil telefon faturaları için mi geçerlidir?
Hayır, bu limit (veya oransal ayırma zorunluluğu) genellikle hem iş hem de özel kullanımın ayrımının zor olduğu durumlarda uygulanır. Özellikle mobil telefon ve mobil data (cep telefonu) faturaları için kritiktir. Ofiste münhasıran ticari faaliyetler için kullanılan sabit internet ve sabit telefon hatları, fatura şirket adınaysa %100 gider yazılır.
Eşim adına olan telefon faturasını şirket gideri olarak yazabilir miyim?
Hayır. Vergi Usul Kanunu gereği, gider yazılacak faturanın mutlaka işletme veya tüzel kişilik adına kesilmiş olması gerekir. Başkası adına kesilmiş bir faturayı gider yazmanız, vergi denetiminde ciddi bir sorun teşkil eder ve KKEG olarak değerlendirilir.
Yabancı bir ülkeden alınan mobil iletişim faturası gider yazılabilir mi?
Yurtdışından alınan mobil iletişim veya internet hizmetlerinin gider yazılabilmesi için Türkiye’deki vergi mevzuatına uygun bir fatura veya benzeri belge ile kanıtlanması gerekir. Bu tür durumlarda, belgenin yeminli tercümesi ve Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen diğer şartlara uygunluğu incelenmelidir. Ayrıca, hizmetin yurtdışından alımı durumunda KDV ve stopaj yükümlülükleri doğabilir, bu yüzden mutlaka mali müşavire danışılmalıdır.
Sonuç: Şimdi Sıra Sende, Giderlerini Yönet!
Şirket telefon ve internet faturası gider yazma limiti konusu, karmaşık bir vergi bulmacası gibi görünebilir. Ama gördüğünüz gibi, temel kurallar oldukça nettir: İş için mi kullanılıyor? Belgesi var mı? Eğer hem iş hem de özel hayatınızda kullanılıyorsa, %70’lik avantajlı limit size kolaylık sağlıyor.
Unutmayın, başarılı bir girişimci olmak sadece büyük fikirler üretmekle kalmaz; aynı zamanda operasyonel detaylara hâkim olmakla da mümkündür. Her faturayı, her maliyeti doğru yönetmek, verimliliğinizi artırır ve sürdürülebilir bir kârlılığın temelini atar.
Finansal yolculuğunuzda size rehberlik edecek bu bilgileri kullanarak, şimdi muhasebe kayıtlarınızı düzenleme, faturalarınızı optimize etme ve işinizi daha bilinçli yönetme zamanı. Başarılar dilerim!
