Merhaba girişimci ruh! Yeni bir şirket kurmak, bağımsızlığa doğru atılan en heyecan verici adımlardan biridir. Fikirleriniz, ürünleriniz ve hizmetlerinizle piyasayı fethetmeye hazırsınız. Ancak büyük hayallerin yanında, Türkiye’de iş kurmanın getirdiği bazı yasal ve bürokratik yükümlülükler de vardır. İşte bu noktada, çoğu yeni iş sahibinin gözünü korkutan ama aslında çok basit ve kritik bir sürece geliyoruz: Şirket SGK İşyeri Tescili.
Unutmayın, finansal okuryazarlık sadece para kazanmayı değil, yasal gerekliliklere uyarak kazancınızı güvence altına almayı da içerir. SGK tescili, işlerinizin yasal zeminde sağlam bir şekilde ilerlemesi için temel taşıdır. Bu rehberde, o karmaşık görünen formu nasıl dolduracağınızdan, hangi evrakları ne zaman hazırlayacağınıza kadar her detayı samimi ve adım adım bir yol haritası ile açıklayacağız.
Bu makaleyi tamamladığınızda, SGK tescil sürecinin artık bir dağ değil, rahatlıkla tırmanabileceğiniz bir tepe olduğunu fark edeceksiniz. Amacımız, size sadece bilgi vermek değil, aynı zamanda bu yasal adımı “Artık yapabilirim!” özgüveniyle atmanız için cesaret vermektir.
Neden SGK İşyeri Tescili Kritik? Yasal Zorunluluklar ve Avantajlar
Bir işyeri tescilini sadece bir “bürokratik formalite” olarak görmek büyük bir hata olur. Bu tescil, sizin resmi olarak bir işveren olduğunuzu kanıtlar ve hem çalışanlarınızın sosyal güvencesini hem de devlet karşısındaki yükümlülüklerinizi belirler. Türkiye Cumhuriyeti Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), işçi ve işveren arasındaki bu ilişkiyi 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile düzenler.
Eğer ilk personelinizi işe alacaksanız veya sadece kendiniz bile çalışsanız, şirketinizin bir “işyeri” olarak tescil edilmesi zorunludur. Tescil, size sadece yasal uyumluluk sağlamakla kalmaz, aynı zamanda gelecekte devlet teşviklerinden ve indirimlerinden yararlanma kapısını da açar.
Yasal Çerçevede İşveren Tanımı ve Tescil Gerekliliği
Kanun nezdinde, sigortalı sayılan kişileri (yani çalışanlarınızı) çalıştıran gerçek veya tüzel kişilere “işveren” denir. Şirketiniz kurulduğunda, vergi mükellefiyetiniz başladığında, teknik olarak işveren potansiyeline sahip olursunuz.
Önemli Not: SGK tescili, sadece büyük sanayi tesisleri için geçerli değildir. Evden yönetilen bir e-ticaret işi bile, bir çalışan istihdam ettiği anda veya gerekli şartlar oluştuğunda bu tescili yaptırmak zorundadır. Bu, sürdürülebilir ve etik bir girişimcilik modelinin temelidir.
Tescil Yaptırmamanın Ağır Sonuçları: Cezalar ve Riskler
Girişimcilikte risk yönetimi esastır. En büyük risklerden biri de yasal süreçleri ihmal etmektir. İşyeri tescilini belirlenen yasal süreler içinde yapmamak, ciddi idari para cezalarına yol açar. Bu cezalar, şirketinizin kuruluş aşamasında bütçenizi sarsabilir.
- Para Cezaları: SGK, işe başlama tarihinden itibaren tescil başvurusunun yapılmadığı her gün için yüksek tutarlı idari para cezaları uygular. Bu cezalar, tescilin yapılma şekline (elektronik mi, fiziksel mi) ve gecikme süresine göre değişir.
- İşyeri Kaydının Geç Açılması: Gecikme durumunda, SGK re’sen (kendiliğinden) işyeri kaydınızı açabilir. Bu durumda, cezaların yanı sıra, işe giriş bildirimlerinin de geriye dönük yapılması gerekir, bu da ekstra mali ve muhasebesel karmaşıklık yaratır.
- Sigortasız İşçi Riski: Tescilsiz çalışmak, sigortasız işçi çalıştırmak anlamına gelir. Bu durum, olası bir iş kazası veya denetimde şirketinizi çok büyük finansal kayıplara uğratabilir.
İşyeri Tescil Süreci Ne Zaman Başlamalı? Kritik Süreç Takvimi
SGK işyeri tescili yapmanın en kritik unsuru, doğru zamanda harekete geçmektir. Yanlış zamanlama, doğrudan ceza demektir. Peki, şirketinizin “işveren” statüsü ne zaman başlar ve siz ne zaman bildirim yapmak zorundasınız?
İşe Başlama Tarihi ve Bildirim Süresi
5510 sayılı Kanun’a göre, işverenler işyeri tescilini, sigortalı çalıştırmaya başladıkları tarihten itibaren en geç sigortalı çalıştırmaya başladıkları gün Kuruma bildirmek zorundadırlar.
Pratik İpucu: Eğer yeni kurulan bir şirketseniz ve bir veya birden fazla personel alıyorsanız, o personelin ilk işe başladığı gün sizin SGK tescilinizin de aktif olması gerekir. Bu nedenle, tescil işlemlerini işe alımdan birkaç gün önce tamamlamak en güvenli yoldur.
Gecikme Durumu: Eğer tescili bu süre içinde yapmazsanız ve SGK bir denetim sırasında veya çalışan bildirimleri yoluyla durumu tespit ederse, ceza kaçınılmaz hale gelir. Acele etmeyin, ama ertelemeyin!
Şirket Türüne Göre Farklılıklar (Şahıs vs. Sermaye)
Tescil prosedürü, şirketinizin hukuki yapısına göre küçük farklılıklar gösterebilir, ancak temel yükümlülük aynıdır:
1. Şahıs İşletmeleri (Şahıs Şirketi):
Daha esnek ve kurulumu hızlıdır. Tescil, genellikle vergi dairesine kayıt ve işe başlama bildirimi yapıldıktan hemen sonra başlar. İşyeri sahibi genellikle Bağ-Kur’lu olduğu için, SGK tescili sadece çalışan istihdam edildiğinde aktif olarak zorunlu hale gelir.
2. Sermaye Şirketleri (Anonim Şirket, Limited Şirket):
Bu şirketler tüzel kişiliklerdir. Ticaret Sicil Gazetesi’nde yayımlandıkları an itibarıyla resmileşirler. Tescil için gerekli evrak listesi şahıs şirketlerine göre biraz daha kapsamlı olabilir (örneğin imza sirküsü gerekliliği). Kurumlar, ilk personel alımı öncesinde tescil işlemlerini tamamlamalıdır.
Adım Adım SGK İşyeri Tescili Nasıl Yapılır? E-Sigorta Rehberi
SGK işyeri tescil işlemi artık büyük ölçüde elektronik ortamda yürütülmektedir. En pratik yöntem, “E-Sigorta” sistemi üzerinden başvuruyu yapmaktır. Bu süreç, birkaç temel adımdan oluşur.
Ön Hazırlık: Gerekli Evrakları Toplama Sanatı
E-Sigorta sistemine girmeden önce, başvurunuzun eksiksiz olması için şu temel belgeleri hazır bulundurmalısınız. Çoğu belgenin dijital (taratılmış) versiyonu gerekecektir.
Gerekli Temel Belgeler (Ortak):
- İşyeri Bildirgesi (Başvuru Formu): E-Sigorta sistemi üzerinden doldurulur.
- Ticaret Sicil Gazetesi: Şirketin kuruluşunun yayımlandığı nüsha veya sureti.
- Vergi Levhası: Şirketin vergi kimlik numarası ve işe başlama tarihini gösteren belge.
- Kira Kontratı veya Tapu Belgesi: İşyerinin adresi için mülkiyetin kanıtı (şirket adına kiralama yapıldıysa kira kontratı, mülk şirket/ortak adına ise tapu).
- İmza Sirküsü: Tüzel kişiliği temsile yetkili kişinin imza örneği (Noter onaylı).
Özel Durum Belgeleri:
- Vekaletname: Başvuruyu şirket sahibi veya yetkilisi yerine bir muhasebeci (Mali Müşavir) yapıyorsa.
- NACE Kodu Belirleme: Şirketinizin ana faaliyet alanını temsil eden NACE kodunu doğru belirlemelisiniz. Bu kod, risk priminizi ve işkolunuzu belirler.
E-Sigorta Sistemi Üzerinden Başvuru (Çevrimiçi İşlemler)
Geleneksel olarak kağıt üzerinde yapılan başvurular hala mümkün olsa da, zaman kazanmak ve hatayı azaltmak için E-Sigorta portalını kullanmanız şiddetle tavsiye edilir. Mali Müşaviriniz genellikle bu süreci sizin adınıza yönetecektir.
Adım 1: E-Sigorta Kullanıcı Kodu ve Şifresi Alma
İşyeri tescil başvurusu yapabilmek için öncelikle SGK’dan işveren şifresi almanız gerekir. Bu şifre, genellikle yetkili kişi tarafından SGK İl Müdürlüklerine veya Sosyal Güvenlik Merkezlerine fiziki başvuru ile alınır.
Adım 2: İşyeri Bildirgesini Doldurma
Sisteme giriş yaptıktan sonra, “İşyeri Bildirgesi Girişi” ekranına yönlendirileceksiniz. Burada, şirkete ve işyerine ait detaylı bilgiler talep edilir:
- İşyeri Sicil Numarası: İlk başvuru olduğu için boş bırakılır, sistem otomatik oluşturur.
- İşyeri Adresi: Vergi dairesindeki adrese tam olarak uymalıdır.
- NACE Kodu: Faaliyet alanınızı doğru yansıtan kod.
- İşe Başlama Tarihi: Personel çalıştırmaya başladığınız tarih veya yasal olarak işe başladığınız tarih.
- Çalışan Sayısı: Tahmini veya mevcut çalışan sayınız.
Adım 3: Belgelerin Yüklenmesi ve Onay
Doldurduğunuz bildirgenin ardından, yukarıda listelenen gerekli evrakları (imza sirküsü, ticaret sicil gazetesi vb.) sistem üzerine taranmış formatta (PDF) yüklemeniz gerekir. Kontrol edip onayladığınızda başvuru SGK’ya iletilmiş olur.
Başvuru Sonrası Takip ve Onay Süreci
Online başvuruyu tamamladıktan sonra süreç bitmez. SGK, başvurunuzu inceler. Bu inceleme genellikle birkaç iş günü sürer.
SGK, gönderilen belgelerin doğruluğunu kontrol eder ve herhangi bir eksiklik veya yanlış bilgi varsa size geri dönüş yapar. Onaylandığı takdirde, Kurum size 26 haneli, benzersiz SGK İşyeri Sicil Numarasını tahsis eder. Bu numara, artık şirketinizin SGK ile yapacağı tüm yazışmalarda, prim ödemelerinde ve bildirimlerde kullanacağı kimlik numarasıdır. Bu numara ile resmen işveren olarak kaydınız tamamlanmıştır.
Tescil Sonrası Dikkat Edilmesi Gerekenler: İşveren Sorumlulukları
SGK işyeri tescilini başarıyla tamamladınız. Harika! Şimdi sıra, bu tescilin gerektirdiği sürekli yükümlülüklere geldi. Girişimcilik sadece satış yapmak değil, aynı zamanda yasal süreci kesintisiz yönetmektir. Tescil sonrası en önemli iki sorumluluk, personel bildirimleri ve dosya yönetimidir.
Personel İşe Giriş Bildirimleri ve Yükümlülükler
İşyeri tesciliniz onaylandıktan sonra, SGK’nın en sıkı takip ettiği süreç, personelinizin sosyal güvencesidir.
Sigortalı İşe Giriş Bildirimi (SİGB)
İstihdam ettiğiniz her bir çalışanı, işe başladığı tarihten en geç bir gün önce SGK’ya bildirmek zorundasınız. Bu bildirimin elektronik ortamda yapılması gerekir (E-Sigorta üzerinden).
Örnek Senaryo: Diyelim ki yeni pazarlama uzmanınız Ayşe Hanım 15 Eylül’de işe başlayacak. Sizin en geç 14 Eylül günü Ayşe Hanım’ın SİGB’sini sisteme girmiş olmanız gerekir. Eğer bu bildirimi geciktirirseniz, Ayşe Hanım işe başlamış olsa bile SGK tarafından sigortasız kabul edilir ve cezai işleme tabi tutulursunuz.
Aylık Prim ve Hizmet Belgesi (APHB)
Her ayın sonunda, çalışanlarınızın o ayki çalışma günlerini, hak ettikleri ücretleri ve ödenmesi gereken SGK primlerini belirten APHB’yi Kuruma bildirmeniz ve primlerini ödemeniz gerekir. Bu süreç genellikle muhasebeciniz tarafından yönetilir, ancak sorumluluk tamamen şirkete aittir.
İşyeri Dosyasının Yönetimi ve Denetimler
SGK, işyeri sicil numarasını verdiğinde size bir dosya açmıştır. Bu dosya, tüm şirket hareketlerinizin kaydını tutar. İşyeri dosyanızı düzenli ve eksiksiz tutmak, olası denetimlere karşı en büyük kalkanınızdır.
- Belge Saklama: Tüm işe giriş, işten çıkış, maaş bordroları, izin formları ve APHB beyannamelerinin kopyalarını yasal süre boyunca (genellikle 10 yıl) saklamak zorundasınız.
- Değişiklik Bildirimi: İşyerinizin adresi, unvanı, iş kolu (NACE kodu) veya tüzel kişilik yapısında bir değişiklik olursa, bu değişiklikleri yasal süreler içinde SGK’ya bildirmek zorunludur. Adres değişikliğini bildirmemek, ciddi cezai sonuçlar doğurabilir.
Unutmayın, SGK denetimleri sürpriz şekilde gelebilir. Hazırlıklı bir işyeri dosyası, işinizin sürdürülebilirliğini sağlar.
En Sık Yapılan Hatalar ve Girişimci Çözümleri
Girişimcilik yolculuğunda hatalar doğaldır, ancak yasal süreçlerdeki hatalar size pahalıya mal olabilir. İşte işyeri tescil ve sonrası süreçlerde yeni girişimcilerin en sık düştüğü iki tuzak ve bunlardan nasıl kaçınacağınız.
Hata 1: Geç Bildirim ve Gecikme Cezaları
Yeni bir şirketinizi kurdunuz ve her şey yolunda giderken, personel ihtiyacı doğdu. Aklınızdaki tek şey, işe alım sürecini hızla tamamlamak ve üretmeye başlamak oluyor. SGK bildirimini “Nasıl olsa bir iki gün sonra yaparım” diye ertelemek, en büyük hatadır.
Neden Yapılır? Çoğunlukla bilgi eksikliği veya süreci muhasebeye çok geç devretmekten kaynaklanır.
Girişimci Çözümü: Çalışan işe alım süreçlerinizi her zaman bir SGK tescil ve bildirim süreciyle eş zamanlı planlayın. İşe alım teklifini yaparken, muhasebecinize veya İK sorumlunuza SİGB bildirimini çalışanın işe başlayacağı günden en az 48 saat önce yapması talimatını verin. Bu, hata payını ortadan kaldırır.
Hata 2: Adres Değişikliği ve Unutulan Güncellemeler
İşler büyüdü ve şirketiniz daha büyük bir ofise taşındı. Vergi dairesi, Ticaret Sicil ve hatta bankalardaki adresinizi güncellediniz. Ancak SGK’yı unuttunuz!
İşyeri adresinin değişmesi, SGK mevzuatına göre yeni bir işyeri tescili anlamına gelir (nakil tescili). SGK’nın, işyerinizin nerede olduğunu bilmesi ve o adresten sorumlu olması gerekir.
Neden Yapılır? Girişimciler SGK tescilinin sabit bir numara olduğunu düşünürler, oysa adres değiştiğinde işyeri sicil numarası da değişir veya nakil bildirimi yapılır.
Girişimci Çözümü: Adres değişikliği kararı alındığı an itibarıyla, bu değişikliği en geç 1 ay içinde (bazı durumlarda hemen) SGK’ya bildirmeniz gerekir. Bu süreç, yeni adrese ait kira kontratı veya tapu belgesi ile birlikte yapılır. Muhasebecinize yeni adrese taşınmadan önce bu süreci başlatması için net bir talimat verin.
SGK İşyeri Tescilinde Maliyet ve Süreç Yönetimi
SGK işyeri tescilinin kendisi için devlet tarafından talep edilen doğrudan bir ücret (harç) bulunmamaktadır. Ancak bu sürecin dolaylı maliyetleri vardır ve yeni bir girişimci olarak bunları bilmek, bütçe yönetimi açısından kritiktir.
Doğrudan ve Dolaylı Maliyetler
- Doğrudan Maliyet (0 TL): SGK’ya yapılan başvuru (online veya fiziki) ücretsizdir.
- Dolaylı Maliyet 1 (Muhasebeci Ücreti): İşyeri tescil ve personel bildirim süreçlerinin büyük çoğunluğu Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeciler tarafından yürütülür. Bu hizmet için ödenen aylık veya tek seferlik tescil ücreti, sürecin en büyük dolaylı maliyetidir.
- Dolaylı Maliyet 2 (Noter Masrafları): İmza sirküsü, vekaletname veya diğer belgelerin tasdiki için noter masrafları ortaya çıkar.
Profesyonel Destek Şart mı?
Teoride, işyeri tescilini şirket sahibi kendisi yapabilir. Ancak SGK mevzuatı dinamik ve karmaşıktır. NACE kodunun doğru belirlenmesi, prim teşviklerinden yararlanılması ve en önemlisi ceza riskinden kaçınmak için bir Mali Müşavir ile çalışmak zorunluluktan öte, bir yatırım kararıdır.
Deneyimli bir muhasebeci, tescil sürecindeki ince detayları bilir ve size, işe alacağınız personel için faydalanabileceğiniz genç girişimci veya istihdam teşvikleri konusunda rehberlik edebilir. Unutmayın, yasal maliyetleri minimize etmek, pasif gelir kadar değerli bir finansal okuryazarlık becerisidir.
Sonuç: Şimdi Sıra Sende, Adımlarını Güvenle At!
Sevgili girişimci, buraya kadar geldiysen, tebrikler! En karmaşık yasal süreçlerden biri olan SGK İşyeri Tescilini artık sadece teoride değil, pratikte de yönetebilecek bilgiye sahipsin. Bu süreç gözünü korkutmasın; sadece titizlik ve zamanında aksiyon gerektirir.
Finansal özgürlüğe giden yol, yasal zemini sağlam atmaktan geçer. SGK tescili, işinin yasal kimliğidir ve bu kimlik sayesinde çalışanlarının haklarını korur, devlet teşviklerinden yararlanır ve en önemlisi, gelecekteki olası ağır cezalardan kaçınırsın.
Hemen Uygulama Planı:
- Elinizdeki tüm evrakları (Ticaret Sicil, vergi levhası, kira kontratı) dijital olarak düzenleyin.
- Mali Müşavirinizle görüşün ve ilk işe alım tarihinizden en az bir hafta önce SGK tescil başvurusunu yapması için talimat verin.
- SGK İşyeri Sicil Numaranızı alınca, bunu güvenli bir yerde saklayın ve tüm resmi yazışmalarda kullanmaya başlayın.
Yeni işyeriniz hayırlı olsun. Yasal sorumluluklarınızı yerine getirirken, tüm enerjinizi büyümeye odaklayın. Başarılar dileriz!
Sık Sorulan Sorular (SSS)
SGK işyeri tescili ile vergi dairesi kaydı aynı şey midir?
Hayır, aynı değildir. Vergi dairesi kaydı, şirketin mali yükümlülükleri (KDV, Gelir/Kurumlar Vergisi) için zorunludur. SGK işyeri tescili ise şirketin işveren statüsünü, yani sosyal sigorta yükümlülüklerini (emeklilik, sağlık, işsizlik) başlatır. Her iki tescil de yeni kurulan şirketler için zorunludur ve genellikle eş zamanlı yürütülür.
Şahıs şirketinde sadece ben çalışıyorsam işyeri tescili yapmalı mıyım?
Bir şahıs şirketi sahibi (esnaf veya serbest meslek erbabı) olarak, siz Bağ-Kur (4/b) kapsamında sigortalısınızdır. Sadece kendiniz çalışıyorsanız, işyeri tescili yapma zorunluluğunuz, 4/a (SSK) kapsamında sigortalı bir personel çalıştırmaya başladığınız anda başlar. Ancak, bazı istisna durumlar veya sektörel zorunluluklar olabilir, bu nedenle Mali Müşavirinize danışmak en doğrusudur.
SGK işyeri sicil numarası ne zaman verilir?
SGK işyeri sicil numarası, E-Sigorta üzerinden yaptığınız başvuru ve yüklediğiniz belgeler Kurum tarafından incelenip onaylandıktan sonra verilir. Bu süreç, SGK’nın yoğunluğuna ve belgelerinizin eksiksizliğine bağlı olarak birkaç iş günü içinde tamamlanabilir.
Birden fazla işyerim varsa kaç tescil yapmalıyım?
Kural olarak, şirketinizin faaliyet gösterdiği her bir ayrı işyeri adresi için SGK’ya ayrı bir işyeri tescili yapılması gerekir. Şirket merkeziniz için bir tescil ve her bir şubeniz için ek tesciller açılmalıdır. Her bir işyeri, kendi sicil numarasına sahip olur.
E-Sigorta şifresini kim alabilir?
E-Sigorta işveren şifresini (internet ortamında bildirim yapmak için gerekli) tüzel kişilik adına şirketin kanuni temsilcisi (ortaklar, yönetim kurulu başkanı) veya resmi vekaletname ile yetkilendirilmiş bir kişi (genellikle Mali Müşavir) alabilir. Şifre almak için yetkili kişilerin SGK birimine fiziki başvuru yapması şarttır.
Geciken tescil başvurusu durumunda ceza ne zaman kesinleşir?
Eğer tescil başvurunuzu yasal süresi içinde yapmadıysanız, idari para cezası SGK denetimi sırasında veya geç başvuruyu takiben Kurum tarafından re’sen (kendiliğinden) tespit edildiğinde kesinleşir. Bu cezalar tebliğ edildikten sonra belirli bir süre içinde ödenirse indirimli ödeme imkanı da bulunmaktadır.
